El intercambio electrónico de documentos, una herramienta inteligente en pos la estrategia comercial de las empresas

Por Patricio Pinto- Gerente de Desarrollo Nuevos Negocios. Planexware

Históricamente, las relaciones de poder entre las empresas era asimétrica: Había una empresa “grande”, que decía qué quería comprar, a qué precio y condiciones, y hasta establecía la manera en la cual quería hacerlo, y luego las PyMEs, potenciales proveedoras, analizaban si lograban adaptarse –o no- a esos requerimientos, para entrar en el juego. Se creaba una relación en la cual una empresa habla y la otra escucha. No había mucho lugar para el diálogo, para entender qué motivaba ese pedido, y cuál era la mejor manera de aportar valor. Un mundo en el que la confianza entre las partes estaba reducida a su mínima expresión.

Si bien este paradigma sigue vigente en muchas empresas, vemos también que está cambiando a un ritmo cada vez mayor. Muchas compañías  se dan cuenta que hoy, de la mano de la tecnología, es posible hacer un cambio radical en la manera de relacionarse y trabajar con proveedores y clientes. Cada vez más son las que se suman a “La economía del compartir”, llevando a la práctica el “Trabajo Colaborativo”.

¿Y en qué puede beneficiar el Trabajo Colaborativo a una empresa? En que esta puede reducir sus costos, pues aumenta la eficiencia en los procesos de abastecimiento realizando pedidos más pequeños y requiriendo menos stock y capital de trabajo. Al mismo tiempo que aumenta sus beneficios, pues logra acortar el ciclo de ventas, cobrando antes y en mejores términos. ¿Y cómo es posible? compartiendo su activo más valioso: la información.

¿Por dónde comenzar a transitar este camino?

El primer paso es utilizar una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, en donde la información que contienen los documentos viaja con precisión, velocidad, integridad y confidencialidad. Estas plataformas son servicios que están disponibles directamente en la nube, el único requisito para utilizarlas es contar con un simple acceso web, permitiendo a una empresa integrarse con sus partners de negocios (proveedores, clientes, etc.) en una misma red. A partir de ésta, las compañías pueden enviar o recibir archivos críticos para su negocio, de una manera simple y rápida, brindando visibilidad del proceso a todas las partes involucradas. ¿Qué tipos de archivos? Ordenes de compra, Facturas, Remitos, Informes de Stocks, de Ventas, Avisos de Pago, Estado de Cuenta Corriente, Certificados de Retenciones, etc, etc.

Una ventaja adicional de utilizar estas plataformas, es que el receptor puede integrar de manera automatizada a su ERP (SAP, Oracle, Dynamics, Tango, etc.) toda la información que viaja en los documentos recibidos. Esto es importante, porque elimina el tiempo que los analistas dedican al “retipeo” de datos al sistema corporativo (el cual genera errores, demoras, imprecisiones), y los libera para que puedan realizar tareas de mayor valor agregado para el negocio (análisis de precios, costos, fill rate, stocks, etc.).

Es importante reconocer que el camino hacia esta nueva forma de trabajo en el mundo de los negocios, es largo, pues al tratarse de procesos de gran magnitud, la decisión de avanzar suele postergarlo.

En este sentido, es conveniente dar un primer paso, seleccionando la parte del proceso más crítica, la que más problemas está generando, para atacarla primero, subiéndola a una plataforma de intercambio de documentos electrónicos.

Para ejemplificarlo, podemos mencionar el caso de una empresa de transporte que utilizaba el sistema tradicional de entrega de facturas y otros comprobantes -en formato papel-  a lo largo de todo el país. Al comenzar a utilizar la plataforma de intercambio electrónico pudieron lograr un ahorro de un 40% en los tiempos de procesamiento. Permitiendo que analistas, que exclusivamente cargaban facturas, pudieran reubicarse en el área de control de gestión, para generar reportes y análisis sobre los datos cargados.

Sin lugar a dudas este es el camino, lo importante es comenzar a andarlo. Lo animo a pensar en los problemas que hoy en día tiene en su Proceso de Pago a Proveedores, por ejemplo, sabiendo que hay muchas cosas que puede hacer distinto, utilizando tecnología que ya está disponible y a su alcance.

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