Cuatro claves para organizar un equipo de trabajo remoto de manera eficiente

Entre los esfuerzos por contener la propagación del coronavirus, la implementación de la modalidad de trabajo a distancia, tanto en el sector público como el privado, viene siendo una de las tantas medidas fuertemente alentadas por el gobierno nacional. Pasar de la oficina a casa, sin dudas, supone un gran impacto en la dinámica laboral de cualquier empresa o institución. Cuatro claves para organizar u equipo de trabajo en el nuevo escenario y, lo más importante, hacerlo de manera eficiente.

1) Aceitar la comunicación interna más que nunca. 

Un riesgo que se corre trabajando fuera de la oficina central de una empresa o institución es sin dudas perderse de la comunicación y del ambiente del día a día. La rutina junto a los compañeros va construyendo vínculos de confianza y cercanía, algo que se encuentra visiblemente afectado por el trabajo remoto. Ahora bien, se trata de una debilidad que también otorga un beneficio: en la vorágine de la labor diaria también se generan situaciones de estrés y tensión de las que el empleado puede quedar aislado trabajando desde casa.

Más allá de esta cuestión, lo importante es resaltar que la comunicación constante entre los miembros del equipo de trabajo no debe diluirse: las videollamadas o conferencias se vuelven un espacio imprescindible para poner en común los avances y pendientes de la labor de cada colaborador, fijar objetivos y evaluar todo aquello que pueda mejorarse (además de proponer estrategias para concretar esas mejoras).

2) ¡Toda la información a la nube!

Otro punto que resulta fundamental es ordenar todas las herramientas y recursos con los que cuenta cada organización y asegurarse que los mismos se encuentren online y disponibles para el uso de todos. Es indispensable que cada empleado pueda consultar el status de las cuentas y acceder a los archivos y la información necesaria para realizar su trabajo.

3) ¡Imposible sin tecnologías ágiles! 

Que cada integrante pueda familiarizarse y manejar herramientas de gestión, organización y comunicación es otro punto obligado. A modo de ejemplo: SlackTelegram o Google Hangouts son tecnologías muy útiles para la comunicación interna, tanto como TrelloAsana o Basecamp para la gestión de proyectos. Cada empresa o institución deberá seleccionar aquellas que mejor respondan a sus necesidades.

En paralelo, nuevos hábitos deben ser incorporados al interior del equipo: calls, reuniones de check in y check out en las que se reporte el trabajo del día y, al terminar la jornada, informes sobre lo que se pudo completar y lo que queda pendiente para el día siguiente. Es un espacio esencial para tener un seguimiento del workflow, entender qué es aquello que falló y reflexionar al respecto para intentar evitarlo en el futuro.

4) Establecer rutinas y motivar a tu equipo. 

Con lo dicho anteriormente, no está de más destacar que, cuando no se tiene la costumbre y más aún en este contexto particular, para los empleados y uno mismo puede ser difícil congeniar la vida del hogar y la laboral, ya que todo sucede en el mismo espacio. Establecer horarios reducidos pero fijos, que incluyan varios breaks durante la jornada, evitará dispersiones y permitirá que el trabajo remoto sea más ameno para todos.

Para no afectar el rendimiento, es preciso también valerse de un lugar adecuado, pensado y dedicado exclusivamente para trabajar: se debe alentar a cada miembro del equipo a seleccionar una silla cómoda y un ambiente libre de ruidos, ordenado y equipado con todos los elementos necesarios para tener una buena conectividad.

*Por la especialista en gestión estratégica de recursos humanos Mara Schmitman, CEO y fundadora de Schmitman HR.

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